携程商旅与资生堂中国差旅合作案例 定制企业差旅管控出行解决方案

对很多大型企业来说,差旅管理一直是件让人头疼的事。员工自己订票订酒店,回来走报销流程,财务要对着一堆票据一张张核对,不仅慢还容易出错。企业也很难实时掌握差旅总支出,想做成本管控更是无从下手。作为大型跨国美妆企业,资生堂中国之前也遇到了同样的问题,直到他们和携程商旅达成合作,这套困扰很久的差旅难题才彻底理顺。

资生堂中国进入国内市场这么多年,线下门店、分公司和办事处数量多,员工差旅频率一直不低。大到区域经理跨省开会,小到美容顾问下店培训,每个月都有上百次差旅出行。之前资生堂用的传统差旅模式,员工需要自己提前做攻略订票,选了不符合公司标准的机票酒店,报销的时候还得退了重订,来回折腾耽误时间。财务部门每个月光是整理差旅发票、核对出行标准,就要占掉好几个工作日的工作量,效率低不说,还经常因为规则理解偏差和员工产生误会。

更关键的是,因为所有出行数据分散在不同的员工和报销单里,企业管理者根本没法准确统计不同区域、不同部门的差旅成本,想优化成本结构、调整出行规则都没有数据支撑。在企业数字化转型的大趋势下,这套老旧的差旅管理模式,早就跟不上资生堂中国的发展速度了,找一家专业的差旅管理平台,定制一套符合自身需求的解决方案,早就提上了资生堂中国的日程。

对比了市面上好几家差旅服务商之后,资生堂中国最终选择了携程商旅。一方面是因为携程商旅本身做企业差旅很多年,服务过大量不同行业的大型企业,经验足够丰富。另一方面,携程商旅能提供定制化的解决方案,不是拿着一套固定模板套给所有企业,而是会根据企业自身的出行规则、成本要求来调整功能,这一点刚好击中了资生堂中国的需求。

合作正式启动之后,携程商旅首先帮资生堂中国梳理了现有的差旅规则,把不同层级员工的出行标准、审批流程都预设进了系统里。现在员工打开携程商旅的小程序或者APP,预订的时候就只能看到符合公司标准的机票和酒店,选超标的产品系统会直接提示,根本不会出现之前员工订了超标产品回来报销被打回的情况。员工不用自己费心核对标准,也省了后续很多麻烦。

针对之前财务头疼的报销问题,携程商旅还打通了资生堂中国内部的OA和财务系统,实现了免垫资、免发票、免报销的全流程线上化。员工出行的时候,企业直接和携程商旅统一结算,不用员工自己先掏钱垫着,也不用攒着一堆发票找财务报销。财务也不用再对着一堆发票逐张审核,系统直接对接导出数据,每个月的对账工作从原来的好几天,压缩到了几个小时就能完成,大大解放了财务的人力,让他们能去做更有价值的工作。

差旅成本管控是资生堂中国这次合作最核心的需求,携程商旅也给出了针对性的方案。所有的出行数据都会自动汇总到后台,生成多维度的差旅报表,管理者可以直接看到不同部门、不同项目、不同时间段的差旅支出,每一分钱花在了哪里一目了然。有了这些真实的数据,资生堂中国就能针对性地调整差旅政策,比如针对高频出行路线拿到了更低的协议价,针对不必要的差旅出行优化审批,合作之后没多长时间,整体差旅成本就下降了超过10%,管控效果非常明显。

除了基础的预订和报销管控,携程商旅还考虑到了差旅出行里的突发情况,给资生堂中国的员工配了7*24小时的专属客服。不管是飞机突然取消,还是酒店遇到问题,不管是凌晨还是节假日,打个电话就能找到人帮忙解决,不用员工自己到处折腾改行程。对经常出差的人来说,这点真的特别贴心,也让员工的出行体验好了很多。

现在双方合作已经运行了很长一段时间,不管是员工、财务还是企业管理层,都感受到了明显的变化。对普通员工来说,不用垫资不用贴发票,预订的时候系统自动帮着卡标准,出差的麻烦事少了一大半,大家的满意度提升了很多。

对财务部门来说,原来最占用时间的差旅审核对账工作,现在大部分都交给系统自动完成,人力成本省了很多,出错率也几乎降到了零。对企业来说,差旅成本透明了,管控落地了,实实在在拿到了成本下降的结果,而且全流程数字化之后,也符合企业整体的数字化转型节奏。

其实不止资生堂中国,现在很多国内的大型企业都在升级自己的差旅管理模式。从原来的松散式、员工自理模式,转向专业平台的集中化管控,已经是行业的大趋势。毕竟对企业来说,差旅成本是除了人力成本之外的第二大可控成本,把这块管好,就是直接给企业省利润。

携程商旅和资生堂中国的这个合作案例,也给很多遇到同样问题的企业做了一个示范。没有什么万能的差旅解决方案,适合企业自身情况、能解决实际问题的定制化方案,才是最好的。从目前的效果来看,这次合作不管对资生堂中国还是对携程商旅来说,都是一次双赢的选择,也能给更多想要优化差旅管理的企业提供参考。

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[Q]:资生堂中国之前为什么要更换差旅管理方式?
[A]:资生堂中国员工差旅频率高,传统差旅模式下员工订票报销麻烦、财务核对票据效率低易出错,同时差旅数据分散,企业无法精准把控差旅成本,跟不上企业数字化转型的需求,因此需要更换差旅管理方式。
[Q]:资生堂中国为什么选择和携程商旅合作?
[A]:一方面携程商旅做企业差旅多年,服务过大量大型企业,经验丰富;另一方面携程商旅可以提供定制化解决方案,会根据企业自身的出行规则和成本要求调整功能,符合资生堂中国的需求。
[Q]:携程商旅给资生堂中国做了哪些预订规则优化?
[A]:携程商旅把资生堂中国不同层级员工的出行标准、审批流程预设进系统,员工预订时只能看到符合公司标准的机票和酒店,超标会直接提示,避免了员工订超标产品后报销被打回的麻烦。
[Q]:携程商旅怎么解决资生堂中国的报销痛点?
[A]:携程商旅打通了资生堂中国的内部OA和财务系统,实现了免垫资、免发票、免报销的全流程线上化,企业和携程商旅统一结算,不用员工垫资,财务也无需逐张审核发票,系统可直接导出数据对账。
[Q]:携程商旅怎么帮助资生堂中国做差旅成本管控?
[A]:携程商旅会自动汇总所有出行数据,生成多维度差旅报表,管理者可以清晰看到各维度的差旅支出,企业可以基于数据调整差旅政策,拿到更优惠的协议价,优化审批,最终实现差旅成本下降。
[Q]:针对差旅突发情况携程商旅有什么保障?
[A]:携程商旅为资生堂中国的员工配备了7*24小时专属客服,无论什么时间遇到行程问题,都能随时联系客服帮忙解决,不用员工自行处理麻烦。
[Q]:和携程商旅合作后资生堂中国得到了哪些实际好处?
[A]:员工减少了出差的繁琐流程,满意度提升;财务节省了大量对账审核的时间,出错率大幅降低;企业实现了差旅成本透明化,合作后整体差旅成本下降超10%,也匹配了企业数字化转型的需求。
[Q]:这个合作案例对其他企业有什么参考意义?
[A]:这个案例说明,没有万能的通用差旅解决方案,适合企业自身情况、能解决实际问题的定制化方案才是最优选择,也给很多想要优化差旅管理、降低差旅成本的企业提供了可参考的方向。

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